Khi chọn một chương trình cơ sở dữ liệu, bạn cần xác định cơ sở dữ liệu của bạn có thể chứa một hay nhiều table. Chẳng hạn, nếu cơ sở dữ liệu của bạn là một danh sách khách hàng, và bạn chỉ cần giữ lại các tên và địa chỉ của họ để bạn có thể gởi hàng hay các bản thông báo về số lượng hàng bán được cho họ theo định kỳ, một table khách hàng là những gì bạn cần.

Tuy nhiên, nếu bạn đang quản lý một doanh nghiệp đặt hàng qua thư, và nhiều khách hàng có nhiêu đơn đặt hàng, bạn có thể có một table dành cho khách hàng và table thứ hai dành cho các đơn đặt hàng mà họ đặt. Table khách hàng sẽ bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại, và các thông tin khác. Table đơn đặt hàng sẽ bao gồm ngày tháng đặt hàng, số lượng, sản phẩm, giá cả,…-các hạng mục thay đổi từ đơn đặt hàng này sang đơn đặt hàng kế tiếp. Thậm chí bạn có thể có một table thứ ba dành cho các sản phẩm và giá cả của chúng, và một table thứ tư dành cho các khoảng tiền thanh toán đã nhận.

1. Sử dụng nhiều Table

Nếu bạn đang xử lý nhiều sự kiện (chẳng hạn như thư từ được gởi đến hay các dịch vụ được cung cấp), hay giao dịch (chẳng hạn như hóa đơn hay các khoản thanh toán), cơ sở dữ liệu của bạn nên có ít nhất hai table: một dành cho những người hay vật liên quan đến giao dịch/sự kiện, và một dành cho chính các giao dịch/sự kiện. Các ví dụ tiêu biểu bao gồm Patients và Visits, Donors và Donations, Clients, và Services Provided.

2. Các cơ sở dữ liệu quan hệ

Không phải tất cả các chương trình quản lý cơ sở dữ liệu được thiết kế để quản lý các cơ sở dữ liệu gốm nhiều table. Các chương trình đỏ xuất hiện cho phép bạn tìm và hiển thị các nội dung giữa các table-được gọi là các chương trình quản lý cơ sở dữ liệu quan hệ. Các chương trình cơ sở dữ liệu quan hệ cho phép bạn thực hiện những việc sau đây: kết hợp dữ liệu trong hai hay nhiều table; chuyển dữ liệu giữa các table (chẳng hạn gởi dữ liệu từ một table đơn đặt hàng đến một trường ghi số nợ phải trả trong một record khách hàng); đặt ra các câu hỏi liên quan đến nhiều table (chẳng hạn như cho biết tên và địa chỉ của mỗi khách hàng đã đặt măt hàng X); và hiển thị dữ liệu liên quan từ hai hay nhiều table trong các report và các form nhập dữ liệu.

3. Duy trì tính nhất quán cho dữ liệu

Các chương trình cơ sở dữ liệu quan hệ tốt hơn sẽ giúp bạn duy trì tính nhất quán giữa các table, ngăn chặn việc xóa một khách hàng có các đơn đặt hàng trên file, hoặc bảo đảm các thay đổi xảy ra trong tất cả các record liên quan đến các đơn đặt hàng.

4. Chương trình có hỗ trợ dữ liệu của bạn hay không?

Phải bảo đảm chương trình hỗ trợ loại dữ liệu mà bạn có. Hầu như tất cả các chương trình cơ sở dữ liệu đều cho phép bạn nhập text, số và ngày tháng, nhưng không phải tất cả chúng đều có thể xử lý đồ họa (hình ảnh), các trường text dạng tự do (các trường có thể chưa bất kỳ lượng text nào), và các loại dữ liệu khác.

5. Hiệu quả thực thi của cơ sở dữ liệu

Nếu bạn có một cơ sở dữ liệu tương đối nhỏ-giả sử 2000 record hoặc ít hơn-tốc độ có thể chưa phải là một vấn đề quan trọng. Tuy nhiên, nó sẽ rất quan trọng nếu bạn có một cơ sở dữ liệu gồm 20.000, 60.000, hoặc 200.000 record. Bạn có thể muốn xem các kết quả kiểm tra thực thi hoặc nhờ một người nào đó thử chương trình trên một cơ sở dữ liệu lớn.

6. Nhập và xuất dữ liệu

Hãy quyết định bạn có cần di chuyển dữ liệu tới và lui giữa chương trình cơ sở dữ liệu và một chương trình khác hay không-chẳng hạn như chương trình trang bảng tính hay chương trình xử lý văn bản nếu có, hãy bảo đảm rằng chương trình cơ sở dữ liệu của bạn có thể xuất dữ liệu ở dạng mà chương từnh kia có thể đọc được, hoặc chương trình kia có thể đọc dữ liệu ở dạng file của chương trình cơ sở dữ liệu của bạn.

7. Các Query

Hãy kiểm tra tên của chương trình có tính năng QBE (query-by- example) hay một tính năng tương đương giúp bạn dễ dàng chọn các tập hợp con của dữ liệu và tạo các số liệu thống kê hay không.

8. Các công cụ tự động hóa

Phải tìm hiểu xem chương trình có chứa các công cụ để tự động hóa các thao tác, chẳng hạn như các macro/script, các bộ tạo trình ứng dụng hay một ngôn ngữ lập trình.

Ghi chú

Nếu bạn cần trợ giúp

Nếu bạn nghĩ rằng bạn có thể cần sụ trợ giúp thì đừng mua bộ úng dụng chưa nổi tiếng. Bạn sẽ gặp nhiều phiền phức khi tìm kiếm một người nào đó giúp bạn tìm hiểu Database Manager của Joe Blow’s hơn là với một chương trình cơ sở dữ liệu chẳng hạn như Access, FoxPro, Paradox, hay FileMaker Pro.